به عنوان یک مدیر و کارفرما، شما نیاز به توسعه راه برای پیگیری کارکنان دارید تا  اطمینان حاصل شود که شما در حال حفظ بهره وری و کارایی در کسب و کارتان هستید. یکی از موضوعاتی که می تواند اثر منفی داشته باشد غیبت مکرر است، خواه به علت سرما خوردگی پی در پی یا کارهای شخصی.البته ما در مقاله ای به طور مجزا با این موضوع که چطور می توان با مشکلات غیبت کارکنان برخورد نمود؟ توضیحاتی داده ایم که شما می توانید دنبال کنید.

غیبت مکرر عملیات را مختل نموده و سود و زیان (جمع کل درآمد شرکت که در گزارش سالیانه ذکر می‌شود و سود هر سهم برحسب آن تعیین می‌گردد)[1] را تحت تاثیر قرار می دهد. یک فایل صفحه گسترده کامپیوتری که لیست تمام کارکنان را در کسب و کار خود و یا در شرکت خود داشته باشید، ایجاد نمایید. علاوه بر نام کارکنان، ستونی برای ثبت تعداد روزهای غیبت به دلایل معمول مانند دلایل شخصی، بیماری، شرایط اضطراری و یا دلایل دیگر داشته باشید.

یک ستون اضافی دیگر داشته باشید که یادداشت هایتان را اضافه نمایید و یا نظرتان را در مورد کارکنان اضافه نمایید. در مورد میزان غیبت هایی که تصور می کنید غیر قابل قبول هستند، تصمیم بگیرید. به عنوان مثال یک نرخ غیبت 5 درصدی در طول سال یا دوره می تواند دلیلی برای هشدار باشد اما شما می توانید تصمیم بگیرید که غیبت 15 درصدی بایستی رسیدگی شود یا زمانی که غیبت به 15 درصد رسید باید رسیدگی شود.

اطلاعات شخص غایب را در پایان هر فصل یا سال در صفحات کاری کامپیوتر خود حساب نمایید (یا هر چند بار که به حساب کارمندها رسیدگی می نمایید) را تعداد روزهای کاری در سال یا دوره را بر مقدار کل روزهای غایب برای به دست آوردن میزان غیبت تقسیم نمایید. شما می توانید هنگام محاسبه، غیبت هایی را که کارمند برای روزهای بیماری یا روزهایی برای کار شخصی مرخصی گرفته اگر شرکت این تعداد مرخصی را  مجاز اعلام کرده است، حذف نمایید. پایین لیست را هم بررسی نمایید اگر کارمند بیش از حد مجاز در مرحله قبلی غیبت داشته است.

در جلسات بازخورد بعدی در مورد غیبت بیش از حد با هر یک از کارمندان خوب بحث نمایید. قبل از انجام هر عملی بر اساس اطلاعاتی که به دست آورده اید در مورد علت این که غیبت داشته و سر کار نیامده اطلاعات بیشتری به دست آورید. برای مثال شرکت حقوقی کانادا لاوری، د بیلی توصیه می کند که قبل از تصمیم گیری برای اخراج[2] اول تمام مراحل را برای بهبود حضور کارمند ثبت نماید (بررسی سابقه). اگر شما می خواهید سابقه شخص را در شرکت یا اداره در مورد غیبت به دست آورید از میزان غیبت میانگین بگیرید.

برای به دست آوردن میانگین ابتدا تعداد کل کارمندان را به دست آورده و تقسیم بر مقدار غیبت ها کنید. فن آوری بیومتریک [3]سیستمی است که اجازه می دهد شما می توانید افراد را بر اساس ویژگی های منحصر به فرد، مانند صدا، تشخیص اثر انگشت و شناسایی عنبیه شناسایی نمایید. اگرچه تکنولوژی هنوز نسبتا جدید است، بسیاری از شرکت ها شروع به استفاده از آن برای شناسایی و ردیابی کارکنان می نمایند. این مراحل را برای یادگیری استفاده از فن آوری بیومتریک دنبال کنید. تصمیم بگیرید برای چه می خواهید از تکنولوژی بیومتریک استفاده نمایید.

بسیاری از تجارت ها از آن استفاده می کنند تا با زمان و حضور و غیاب همگام باشند در حالی که سایر تجارت ها از آن برای افزایش امنیت استفاده می کنند. تعیین کنید که از کدام مورد می خواهید استفاده نمایید: صدا، تشخیص اثر انگشت و شناسایی عنبیه. تشخیص عنبیه و شناسایی صدای گران تر هستند زیرا آنها نیاز به تجهیزات بسیار حساس تر دارند. تشخیص اثر انگشت از ساده ترین فن آوری استفاده می کند و معروفترین نوع در انتخاب تجاری است چرا که برای اجرا فقط به 400 دلار نیاز دارد.

بیشتر بخوانید : نحوه محاسبه غیبت

فروشندگان بیومتریک را جهت پیدا کردن بهترین قیمت و بهترین شرایط خدمات به مشتریان تحقیق کنید. ساده ترین مکان برای پیدا کردن این فروشندگان به صورت آنلاین است و بسیاری از آنها طیف وسیعی ازتعاریف محصولات قیمت و ضمانت نامه های مختلف را ارائه می دهند. سیستم بیومتریک خود را راه اندازی نمایید در سیستم های تشخیص عنبیه و شناسایی صدا شما نیاز به فروشنده خواهید داشت تا با شما راه اندازی را انجام دهد. اگر شما سیستم نوع اثر انگشت را انتخاب نمایید حداکثر سیستم هایی را خواهید یافت که با میکروسافت آفیس سازگار هستند و تکنولوژی آن آسان بوده مراحل ساده ای دارد که می توانید خودتان آن را راه اندازی نمایید. امنیت را به حداکثر رسانید، نظارت بر حضور و غیاب کارکنان داشته باشید و هزینه های کسب و کار خود را ساده نمایید.

اگر شما از فن آوری بیومتریک استفاده می نمایید در خواهید یافت که فراتر از هزینه اولیه بالا آسانترخواهید توانست اطلاعات مربوط به غیبت، مسائل امنیتی و ردیابی اطلاعات مربوط به این نواحی مهم را حفظ کنید.کلیه این کار ها را می توانید با یک دستگاه حضور و غیاب به طور منظم انجام دهید تا هم در وقت صرفه جویی شود و هم دقت کار بالا رود.

[1] .bottom line

[2] . terminate the employment relationship

[3] . Biometric technology