مهم ترین نکاتی که باید هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب بدانید!
در روزهای اخیر، با توجه به رشد روزافزون شرکت‌ها و سازمان‌ها، دستگاه حضور و غیاب به عنوان یکی از موثرترین و کاربردی‌ترین ابزارهایی که در جهت افزایش بهره‌وری و کنترل کارکرد کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد، بسیار مهم شده است. بدون شک، یکی از موثرترین عوامل برای بهبود کیفیت و کارایی سازمان، افزایش کارایی کارکنان است و با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، می‌توان این امر را به راحتی رسیدگی کرد.
اما خرید دستگاه حضور و غیاب یکی از مهمترین تصمیماتی است که باید در سازمان‌ها گرفته شود و باید به موارد بسیاری توجه داشته باشیم. در این مقاله، به بررسی نکاتی که باید در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب در تهران توجه داشته باشیم، پرداخته خواهد شد.
نیازهای سازمان:
ابتدا باید نیازهای سازمان خود را مشخص کنید. یعنی این که از دستگاه حضور و غیاب چه استفاده‌ای می‌کنید؟ آیا نیاز به تعیین حضور و غیاب کارکنان در ساعات کاری دارید؟ آیا نیاز به نظارت بر کارکرد ورود و خروج کارکنان در محل کار دارید؟ آیا نیاز به گزارش‌دهی دقیق از کارکرد کارکنان دارید؟ این سوالات می‌تواند به شما کمک کند تا بهترین دستگاه حضور و غیاب برای سازمان خود را انتخاب کنید.
تکنولوژی دستگاه:
باید مطمئن شوید که دستگاه حضور و غیابی که انتخاب می‌کنید، با تکنولوژی مدرن و قابل اطمینانی کار می‌کند. به عنوان مثال، بسیاری از دستگاه‌های حضور و غیاب امروزی از فناوری اثرانگشتی و یا کارت‌های RFID استفاده می‌کنند که به دلیل دقت و سرعت بالا، پرکاربردترین تکنولوژی‌ها در این زمینه هستند.
امکانات و قابلیت‌ها:
هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، باید به امکانات و قابلیت‌های آن دقت کنید. برخی از امکاناتی که باید مطمئن شوید دستگاه حضور و غیاب شامل آن‌هاست، امکانات گزارش‌دهی، ارتباط با سایر سیستم‌ها، پشتیبانی از چندین زبان و قابلیت اتصال به شبکه اینترنت است.
نرم‌افزار مدیریت:
همراه با دستگاه حضور و غیاب، یک نرم‌افزار مدیریت نیز ارائه می‌شود. باید مطمئن شوید که نرم‌افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب، ساده و قابل استفاده است و از قابلیت‌های مورد نیاز شما پشتیبانی می‌کند. همچنین، باید مطمئن شوید که نرم‌افزار مدیریت، اطلاعات کارکنان را به صورت محرمانه و امنیتی نگهداری می‌کند.
قیمت:
هزینه خرید و نگهداری دستگاه حضور و غیاب یکی از مهمترین فاکتورهایی است که باید در هنگام خرید آن مدنظر قرار بگیرد. باید قیمت دستگاه را با قابلیت‌ها و امکانات آن مقایسه کنید تا بهترین گزینه را برای خرید انتخاب کنید.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش:
در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، باید به این نکته هم توجه کنید که شرکت فروشنده چه پشتیبانی و خدمات پس از فروشی را ارائه می‌دهد. برای مثال، آیا شرکت فروشنده دستگاه حضور و غیاب، خدمات نصب و راه‌اندازی دستگاه را ارائه می‌دهد؟ آیا ضمانت و تعمیرات دستگاه را پشتیبانی می‌کند؟
سازگاری با سیستم موجود:
در صورتی که قصد دارید دستگاه حضور و غیاب را در یک سیستم موجود در سازمان یا شرکت خود استفاده کنید، باید مطمئن شوید که دستگاه مورد نظر با سیستم موجود سازگاری دارد و به راحتی می‌توانید آن را به سیستم موجود متصل کنید.
مدیریت محدوده‌ها:
برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب، قابلیت مدیریت محدوده‌ها را دارند. به این معنی که می‌توانید برای هر کارکنان، محدوده حضور و غیابی خاصی تعریف کنید. این ویژگی برای سازمان‌هایی که در بخش‌های مختلف و با کاربران متفاوتی فعالیت می‌کنند، بسیار مفید است.
در نهایت، پیشنهاد ما این است که قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، با چندین شرکت فروشنده مختلف تماس بگیرید و از آن‌ها اطلاعات مربوط به محصول، قیمت، امکانات و خدمات پس از فروش را دریافت کنید. در این صورت، می‌توانید تصمیم خرید بهتری را اتخاذ کنید.
