نحوه محاسبه غیبت

مقیاس غیبت معمولا مقدار زمانی است که کارکنان در مقایسه با تعداد ساعت های موجود برای کار در طول دوره مورد مطالعه غیر قابل دسترس هستند. اما تعریف از “در دسترس نیست” به طور گسترده ای متفاوت است در برخی شرکت ها این تعریف شامل تعطیلات و دوره های ترک کار به طور بلند مدت می باشد در حالی که برخی دیگر شامل دوره های کوتاه مدت می باشد. صرف نظر از روش محاسبه، مسلم است که غیبت دارای تاثیر مستقیم بر بهره وری می باشد در واقع به دلیل این حقیقت کارکنان برای انجام وظایف خود حاضر نمی باشند. شرکتها همچنین استدلال کرده اند که غیبت نشان دهنده یک مشکل اساسی در گروه کاری است. غیبت های خاص خود را که محاسبه خواهند شد وارد لیست نمایید که آیا بر غیبتهای برنامه ریزی شده[1] مانند تعطیلات[2] و یا برنامه ریزی نشده[3] نظارت خواهید داشت. اگر شما شامل غیبت های حمایتی یا بلند مدت شامل عمل ترک پزشک خانواده، ناتوانی بلند مدت، بارداری یا جبران خسارت کارگران در محاسبه هستید، تعیین کنید. اطلاعات در مورد غیبت را از یک دوره از پیش تعیین شده به عنوان مثال یک ماه تقویمی یا یک سال تقویمی جمع آوری نمایید. در برخی از شرکت ها گزارش های خودکار تولید شده باید در تمام زمان ها و سیستم حضور و غیاب در دسترس باشند. در شرکت های کوچکتر، آن هایی که بر یک سیستم حقوق کامپیوتری برای پردازش غیبت تکیه نمی کنند، شما نیازمند تایید سوابق حضور و غیاب فرد توسط سرپرست هر یک از کارمندان هستید.پیشنهاد ما به شما برای محاسبه غیبت و تردد های پرسنل دستگاه حضور و غیاب UF100 است که می توانید هم از طریق چهره یا اثر انگشت تردد ها را ثبت کنید.

میانگین تعداد کارکنان در دفتر را در طول دوره در سوال محاسبه نمایید، برای مثال، اگر شما در حال بررسی غیبت برای سال مالی قبل هستید حساب کنید هر ماه در ابتدای ماه در دفتر چند نفر از کارکنان  بودند. برای یافتن میانگین کارمندان جمعیت در طول سال، این اعداد و ارقام را با هم جمع نموده تقسیم بر دوازده –تعداد ماه ها- نمایید. اگر ترجیح می دهید بر غیبت در افزایش ساعتی نظارت داشته باشید، میانگین تعداد کارمندان (E) را در تعداد روزها یا ساعات کاری (w) ضرب نمایید (. تعداد کل روزها یا ساعات را اضافه نموده تعداد غیبت ها را در طول دوره از پیش تعیین شده کسر نمایید (A) سپس رابطه زیر را بر قرار نمایید:

محاسبات غیبت را برای بخش های مختلف ، به عنوان مثال طبقه بندی کارمندان و یا دفاتر منطقه ای، اجرا نمایید. در صورتی که میزان غیبت سطح غیر منتظره ای بالایی از عدم حضور در یک منطقه خاص را نشان دهد، پیگیری نمایید. محاسبات غیبت را به طور منظم انجام دهید و روند را در برابر نتایج گذشته برای تعیین اینکه آیا تغییر قابل توجهی وجود دارد، مقایسه نمایید.

[1] . scheduled absences

[2] . vacation

[3] . unscheduled absences