امروزه با پیشرفت علم وتکنولوژی یکی از الزامات همه ی مدیران وروسای شرکت هاومراکز تجاری استفاده از دستگاه حضور و غیاب است. نظارت بر ورود و خروج دقیق کارکنان باعث افزایش نظم ومحاسبه دقیق کارکردکارکنان (مرخصی های ساعتی، اضافه کاری ها، کسری کارها) و کاهش اتلاف وقت و رسیدگی به اختلافات میان کارفرما وکارکنان در حداقل زمان ممکن میگردد واهمال کاری توسط کارکنان را به حداقل میرساند.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب چیست؟
در گذشته برای ثبت ورود و خروج کارکنان فردی را مثلا مسئول دفتر یا منشی یا… را استخدام می کردند وآن فرد در دفتری به نام دفتر حضور و غیاب به صورت دستی زمان ورود وخروج کارکنان را ثبت میکرد که در این روش خطای انسانی به فراوانی دیده میشد و از طرفی ممکن بود زمان های ثبت شده تحت تاثیر روابط افراد بایکدیگر قراربگیرد.
روش قدیمی دیگری که استفاده میشد حضور وغیاب با نرم افزاراکسل بود که با وجود قدیمی بودن، استفاده ازاین روش در شرکت ها همچنان رواج زیادی دارد وشرکت های بسیاری ازآن استفاده می کنند یکی از بزرگترین معایب استفاده از روش اکسل برای ثبت ورود وخروج کارکنان این هست که اگرچه در طی ماه کارکنان به آسانی میتوانستند حضوروغیاب کنند ولی درپایان ماه زمان زیادی برای محاسبه ساعت های کاری و مرخصی ها و اضافه کاری ها باید گذاشته میشد که بازهم احتمال خطا دراین روش وجود داشت و چونکه کارکرد با حقوق مغایرت داشت بازهم کارکنان ومدیران ناراضی بودند.
بهترین و جدیدترین روش استفاده از دستگاه های حضور وغیاب است که انواع مختلفی دارد: اولین نوع آن استفاده از کارت های هوشمند بود که شماره شناسایی هرکدام از کارکنان روی آن حک شده بود سپس با گذشت زمان دستگاه های بیومتریک ساخته شدند که اثرانگشت، چشم، یاصداو.. راشناسایی میکردند. به طورکلی استفاده از دستگاه های حضور وغیاب مشکلاتی از قبیل تقلب واهمال کاری کارکنان، هزینه های گزاف و سرعت پایین پردازش اطلاعات را ازبین برده است.
